四十三庵

蔀の雑記帳

SEが新人に教えたいExcel術11選

f:id:st43:20190617153219p:plain ※2016年ごろの下書きを今になって完成させました。

www.shiningmaru.com こんな記事があったので、僕もExcel術についてなんか書いてみようかなとずっと前から思っていました。
当該記事は、外資系コンサル*1のExcel術として書かれているので、
ここは一つSEが覚えたら仕事効率化できるExcel術に絞って書きたいと思います。
11個あって、環境は一応Windowsを想定しています。
(プライベートPCがMacなので、画像はExcel for Macですが……)

本当に細かい操作まで書くと時間がかかってしまうのと、
家の環境がWindowsではないため正確性がなくなるので、知らない技があって、説明がよくわからなかったらググって欲しいです。
目次見ただけで、「こんな操作法、全部知ってるよ」という人は読まなくていいと思います。
紹介基準は、会社でとにかく使う頻度が多い&難易度が低い(知ってるか知らないかレベル)ものにしぼりました。

基本操作

1.今の日付・時刻を入力するショートカット

今日の日付を入れたい場面は結構多い。
それをいちいちタイピングして、
「2、0、1、6、年……えーっと……今日何日でしたっけ?」
とか言いながらExcel打ち込んでいる人を会議で見ると、ちょっとイライラする。

今日の日付はワンクリックで入れることができる。
Ctrlと;(セミコロン)を同時に押してみよう。
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一発で日付が入力完了。

2.フィルターでしぼる

フィルターという便利な機能があるので、活用しましょう。

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この機能を使うと、特定の条件にマッチする行だけ表示するとか、特定の文字列を含んだ行だけ表示するとかができます。

3.昇順・降順で並び替え

Excelは、データの値を、昇順(小さい順)・降順(大きい順)にパッと変更できます。
下記はフィルターを使った例です。

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あとは「データ」→「並び替え」でも、同じ操作ができます。

4.置換で色をかえる

よく特定の文字を含んだセルだけ強調するために、文字色や背景色に色をつけたい、というときがあります。
そういうとき、目検で頑張ってもいいんですが、実は置換機能を使うと、一発で変えられます。
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(画像は独学で学ぶEXCEL 検索・置換から)

一見そんなことできなさそうですが、「オプション」を押してみましょう。

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(画像は独学で学ぶEXCEL 検索・置換から)

ここで置換後の「書式」が選べるようになります。
たとえば「重要」という単語をすべて赤文字にしたければ、
置換前は書式なしで「重要」を検索して、置換後の書式を赤にした「重要」にしてやれば、単語は変更せず、文字色だけ変えることが可能です。

5.共有機能

ファイルサーバ上にExcelファイル置いている場合、Excelファイルの同時編集が発生しえます。
誰かが開いていると、別の人がそのファイルを編集できないようになります。
正式ドキュメントだったら、それでもいいのですが、
たとえばちょっとしたアンケートの集計みたいな用途のExcelファイルだと、同時編集を可能にしたいですよね?

そういうとき、Excelファイルの共有が便利です。
[校閲]→[ブックの共有] →[編集] タブで、[複数のユーザーによる同時編集を行う...] でできます。

6.セル/行/列の非表示・再表示

個人的にはあまり多用して欲しくない(必要ないデータは消してほしい派)ですが、多用されているので紹介します。
作業中は集計に必要だったデータが、最終的な資料としてはノイズになる場合があります。
そういうときは、非表示にするとすっきりします。

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Excelで、非表示にした行や列を除いてセル範囲をコピーする:Tech TIPS - @IT

Excel関数編

ここからは便利なExcel関数の紹介です。
SUM()とかAVERAGE()とかは知っているとして、使ったことないと意外と知らないようなものをチョイスしてみました。

7.ROW()

この関数で行番号を出すことができます。
これだけだとあまり使い所なさそうなんですが、項番を自動でつけたいときに便利です。
たとえば一行目に項目名がきて、二行目からが実際のデータだったら、
項番は2行目が1番ということになりますね?
そういうときに連続データで番号を振ってしまうと、後で行の削除が発生するたびに、番号を振り直さないといけなくて、めんどうです。
そこで項番を「ROW() - 1」と指定してやると、上手いこと連番になってくれます。

SIerにいるとよく手順書をExcelでつくる*2ので、そのときの項番に使っていました。

8.LEFT/MID/RIGHT

セルのテキストから、一部分だけ抽出したいケースがあります。
たとえば 「社員番号1111111」
「社員番号2222222」



となっているExcelシートがあるとき、純粋に数字部分だけほしい、みたいなときです。
このケースだと、置換機能を使って社員番号を消すのが早いですが、RIGHT()を使ってもできます。 RIGHT(セル番号, 7)と指定してやれば、上手く指定したセルの右から7文字までが出ます。
左からとりたいときはLEFT、間であればMIDを使いましょう。

僕の現場だとシステムログで、重要なメッセージだけ抽出して整理するためによく使いました。
(具体例を出しづらいですが)

9.COUNTA()

10.COUNTIF()

COUNT()というExcel関数もあるのですが、正直あまり使い勝手がよくありません。
COUNT()はセルの範囲内にある「数値データ」を数えてくれる関数なんで、文字列だとスルーします。
対して、COUNTA()は「空白でないセル」の個数を数えてくれるので、僕はこっちの方がよく使います。

セルの個数数えるだけだったら、数えたい範囲をマウスで選択すると、
Excelの下のバーに個数が出るので、COUNTA()を使うのは、データの個数をどうしても集計したい場合だけですね。

COUNTIF()は、空白を数えるのではなく、特定の検索条件を指定することができます。
ただ、IF()もそうですけど、ノンプログラマーだとif文に慣れていないので、指定しづらいかもしれないですね。
僕は学生時代IF()で条件わけするの混乱するので嫌いでした。

11.VLOOKUP()

VLOOKUPが使えたらExcel中級者なんて言われますが*3
正直僕の職場においてはそこまで使うシチュエーションは多くなかったです。
他のExcel関数に比べて、使い方を理解するまでは、とにかく直感的にわかりづらいですね。
名前もVLOOKUPってなんだよ、って感じですし。
(Vertical(垂直方向)にlook up(探す)という意味みたいです)
知らなきゃ知らないで仕事できるとは思いますが、VLOOKUPを使えると一瞬で資料がつくれる場面が年に数回あると思います。

詳しい使い方はここを見てください。
【エクセル時短】今さら聞けないVLOOKUP関数の使い方。複雑な「4つの引数」を理解しよう | できるネット エッセンスだけ書くと、検索したい列と検索した結果表示したい列とが異なるのがポイントです。

ピボット機能

これは別に新人に教えたいとは思わないですが、ピボットという機能がExcelについていて、これも便利です。
マクロ組まないとダメかな、と思っていた集計がExcelの機能だけでできたことがあります。

blog.stm43.com

追伸:マクロを覚えよう

Excelの生産性をあげる、という意味では、Excelマクロ覚えると捗ります。
VBAという言語です。
SEとして一生食っていこうと思っているなら、絶対に覚えてください。
IT業界以外でも、ハイスペックな人々なら習得可能だと思われます。

officetanaka.net 僕は業務の合間にこのサイト見つつ、書いていました。
なんかサイトデザイン、オシャレになった代わりに見づらくなりましたね……

類似記事

www.daipanman.com この記事とかもいいかと

*1:事実なのか設定なのか

*2:その是非はここでは置いておいて

*3:要出典