四十三庵

蔀の雑記帳

Notionを活用するためのTips

移行してから一週間ほどたちましたが、使えば使うほどに感動するツールです、Notion。

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前回の移行記事に続いて、今回は活用術を書いてみたいと思います。
1から説明すると、たくさん書きたいことがあって書ききれないので、Tipsとしてポイントだけ書いていく方針にします。

目次

ノートにはカバーとアイコンを必ず設定しよう

これもNotion文化ですが、カバーとアイコンは必ず設定した方がいいです。
視認性が段違いで高くなります。
ノートにいちいちどのカバーとアイコンがマッチするか選ぶの難しいんですけど、
Notionはデフォルトでカバーとアイコンがランダムで選択されますので、ランダム設定に任せちゃうのがいいと思いました。

テンプレートに従う

Evernote時代のノートは、僕の財産であり、負債でもあります。
正直9割ぐらいの情報が今の僕には不要なので、必要なものだけサルベージして、キレイに作り直すのもアリだったんですが、
思った以上に移行が簡単だったので、全部移してしまいました。

今からNotionをはじめるのであれば、テンプレートからつくるのを薦めます。
変なオリジナリティを出す必要がないくらい、Notionのテンプレートは優秀です。

オススメテンプレート

日記書く人だったら、Journalってテンプレートがオススメです。
僕はEvernote時代の負債があるので、導入できませんでしたが……

タスク管理については、To-DoとRoadmapを上手く使いましょう。
インターフェイスは二つとも似てますが、Roadmapはアジャイル開発に使うのを想定しているので、
ソフトウェア開発と関係なければ、To-Doがいいと思います。

Habit Trackerは導入しましたが、すごくいいです。
毎日(あるいは週何回)習慣的にやりたいことを自由に追加して、チェックしていく使い方と、
悪い習慣のチェック(酒の飲み過ぎ、スマホの見過ぎなど)にも使えます。

Subscription trackerも導入しました。
Evernote時代は表つくってこの手の会員情報管理してたんですけど、
このテンプレートがめっちゃ優秀だったので、乗り換えました。

Food diaryもいいですね。
日々の食事を記録するテンプレです。
僕は入力がめんどくさいので、お試しで入れて、入力はしていません。

あとOKRsが素晴らしくいいです。
僕は今後年次目標をこのテンプレートで管理していきます。
GTD好きな人だったら、GTD dashboardというテンプレートがあります。

仕事で使えそうだなーと思ったのは、Project managementProduct specです。

テンプレートはWebからだといっぱい追加できる

Notionのテンプレートは、Macのアプリから開くとNotion公式の物しかなくて、数が少ないんですが、
WebからだとNotionユーザーのつくった便利テンプレートが使えます。

これ最初わかんなくて戸惑いました。

分類は自然にできるものに従う

これはEvernote時代からなんですが、僕は基本的に自由記述できるブログやメモアプリの完璧なジャンルわけは不可能だと考えています。
もちろん最初から「プログラミングについてしか書かない」とテーマを絞れば可能かもしれません。
ただテーマを絞った時点で、それしか書けなくなっちゃうので、それはまた思考の枠を狭めることにもなるんで、よくないとも思います。

Evernoteを最初に使いはじめたとき、僕はMainというノートブック一つだけをつくり、そこにすべてを集約させました。
そこから必要に応じてノートブックをつくる、という方針で運用していました。
2020年時点で、下記のノートブックができました。

  • Career
  • Company
    • 自分の所属している会社のセルフ日報
  • Diary
  • English
  • Home
  • Idea
  • Investment
  • Main
  • Meals
    • 今はなきEvernote Foodからインポートしたもの
  • Novels
  • Plan
    • 一年の計画とか、人生のやりたいこととかを練る
  • Technology
  • Templates
    • Evernoteのノートテンプレート(3つしかなかった……)
  • Training

自分の中で自然に派生していった分類なので、使いやすいといえば使いやすかったです。

分類は自分の思考フレームワークが変わると変わるもの

そもそも僕は分類っていう作業に苦手意識があります。
ブログの記事のカテゴリも何回か統廃合したんですが、それでも相当汚くなっています。
目指しているのは、MECEでシンプル、かつ直感的で書き手が書きやすいものなんですが、なかなか上手くいきませんね。

ブログは十年以上やっていて、その十年で感じました。
そのとき完璧だと思った分類も、時間がたつと変化するのを感じました。

というわけで、一番いいのは、ツール上で柔軟にそこら辺が変更できることではないかと思っています。

ジャンルわけはなぜ失敗するのか

ジャンルわけが失敗するのは、基本的には大量のノートに対して、人間は複数の視点で分類ができてしまうからだと思っています。

最初に考えるのは、たぶんノートの内容に対する分類だと思います。
「このノートは仕事について書いたものだから、仕事のノートブックに入れよう」
これは自然ですね。
では仕事で社員旅行の幹事をやることになったとき、そのノートは仕事に入れるべきですか、旅行に入れるべきですか?
すごく微妙ですね。

更に、ノートの内容に対する分類ではなく、他の観点でわけたいときもあります。
しっかり書いた、クオリティが高いノートなのか、単なるメモ書きなのか。
この目的のために、タグで「あとで見る」や「メモ」とつけてもいいですが、その基準わけも難しい。

時系列の分類はノート自体のソート機能があるんで、意外と簡単だったりします。

僕よりもっとミニマリストな人だと、ノートブックもタグも使わずに、全部検索で行く、っていう大胆な運用も聞いたことがあります。

この辺は正解がないところだと思うので、色んなものを試すしかなさそうです。

ダッシュボードをつくろう

ここは賛否あるところですが、よりNotion的に使うのであれば、ダッシュボードがあった方がいいです。

1からつくるとさすがにしんどいので、Personal homeをカスタマイズする形でつくりました。

僕が一日がかりでつくったダッシュボードを一枚お見せすると、こんな感じです。

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僕の場合、ダッシュボードをプライベート、仕事(ソフトウェア)、仕事(小説)で三つつくりました。
プライベートと仕事でわけるのが一番キレイかなとは思います。
勉強用とかつくってもよかったですが、Evernoteのときつくって、ちょっと運用が難しいのでやめました。
(勉強の中でも更にジャンルがわかれてカオスになる)

俺のNotionジャンル分け

ダッシュボード三つにしている、という話のついでに、今今のジャンル分けについて書こうと思います。
冒頭で完璧な分類は存在しない、完璧な絶望が存在しないようにね、と書きましたが、下記の分類にしました。

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Ideaは思いついたことをパッと書くところで、タグづけできるものについてはタグづけする、という運用にしています。
タグがないものの方が多いです。
こういうジャンルとかフォーマットとか、何も考えずにパッとかける場所をつくるのはオススメです。

OKRsは年次目標の管理です。
これはテンプレートが非常に優秀だったので、ほぼそのまま入れています。
「これ年一ぐらいしか見ないんだから、ダッシュボードに入れた方がいいんじゃない?」と思う人がいるかもしれませんが、重要度の観点から独立させています。
予定では2020年以降、毎年その年のOKRが積み重なっていくのをイメージしています。

Trialは良さそうなテンプレートをお試しで入れているところです。

データベースはすべてインライン化できる(!)

Notionに、データベースという用語があります。
Evernoteからのインポートだとノートブックが全部データベースになったので、
ノートブック≒データベースでいいのかな?と思っていましたが、全然違う概念でした。

データベースの方がもっと広い概念で、Notionの中でデータを蓄積していく場所がデータベースです。

Intro to databases

で、僕のつくったダッシュボードを見ていただくと、
Dailyの分類の中にあるDairyはカレンダー表示されていて、他のPlanなどのデータベースはリンクが貼ってあるだけとなっています。

Evernoteからインポートしたデータベースは、そのままだとリンク形式でしか貼れません。
これはFull page databaseという形式だからです。
「なんだダッシュボードって、Evernoteからのインポートだとリンク貼るだけになっちゃうのか……」とガッカリしたら、そんなことはありませんでした。

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「Turn into inline」を押すと、インライン化できます。
これに気づいたときは衝撃を受けました。

「インライン化すると、そのデータベースだけ開くのできなくなるのかな?」と素朴に思ったんですが、それはそれでできます。
つまりインライン化するデメリットがないんです。
ヤバいですよね。

カジュアルにインライン化して、なんか違うなと思ったらページ形式に戻す、ということができます。
涙出てきそうな柔軟性ですよね。

階層は深くしない

ダッシュボードつくると、そのダッシュボード自体が一つの階層となります。
僕の場合、階層としては、

root - dashboard A - database A - note a
root - dashboard B - database B - note b
root - dashboard C - database C - note c
root - database D - note d

となっています。
dashboardと書いているのも、Notionの概念的にはデータベース扱いなので、より正確には、

root - database A - database A' - note a
root - database B - database B' - note b
root - database C - database C' - note c
root - database D - note d

という階層構造です。

Evernoteの1ノートブック - 1ノートという構造は、
現実世界のノートを上手いこと抽象化していて、直感的でした。
Evernoteだと階層構造はこれ以上増やせなくて、シンプルでよかったです。
(スタックという機能を使うともう一階層つくれたらしいですが)

Notionはこの辺が柔軟な分、やろうと思えばどこまでもネストが深くなってしまって、収集がつかなくなるという欠点があります。
Notionで階層構造は二階層まで、と僕は考えます。
それも原則一階層で、ダッシュボード的なものを挟む場合のみ二階層とすべきだと思います。

階層構造を深くするデメリットはここでは詳しく書きませんが、基本的には破綻せずに運用できる人間はいないというのが僕の中の結論です。

Favoriteを活用する

階層構造をつくると、思考回路を可視化した状態で整理できるというメリットがありますが、
デメリットとして、単純に目的のノートにたどり着くまでの距離が遠くなります。

たとえば一日のはじまりに絶対見る人生の格言みたいなノートをつくっていたとして、
そのノートは扱い的にダッシュボード(プライベート)→名言DB→「毎朝見る珠玉の名言」みたいに設定されているとすると、
ムダに二階層たどらないといけないことになりますね。
毎朝そんなことするぐらいなら、印刷して壁に貼った方がマシでしょう。

ただ階層構造の設定としては、ダッシュボード(プライベート)→名言DBという位置付けは間違っていません。

問題は、利便性 vs 整理の戦いですね。
部屋の整理整頓をきっちりするのはいいことですけど、散らかした状態にしておくと、パッと手を伸ばせばよく使うモノはすぐ手にとれます。

Notionでパッと手を伸ばして届くようにしたければ、Favoriteに入れましょう。

表は「セル内で折り返す」を選ぼう

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特にEvernoteからインポートしたデータベースは、表がWrap cellsがオフになっていて、全文が表示されないと思います。
↑の設定を変えてあげると、全文表示してくれます。
最初知らなくて諦めてました。

まとめ

細かいことを省いた割には、思いのほか長くなりましたが、これで終わりにします。
(了)